Schließen TEILEN MIT...

RANKINGS
Schließen
Schließen
Titelstory

Der Druck der Digitalisierung

Norbert Haab, Vertriebsleiter bei der GEDAK GmbH in Kempen, über innovative Softwarelösungen für den Mittelstand.

Bild oben: (Foto: ©Torbz – stock.adobe.com)
NRM: Herr Haab, die GE­DAK GmbH bi­etet ihren Kun­den DocX­trans. Was ist damit ge­nau ge­meint?

Nor­bert Haab: DocX­trans ste­ht für eine neue in­no­va­tive Soft­warelö­sung im Bereich des Doku­men­ten­ma­n­age­ments. Mit unser­er Lö­sung ge­hen wir ei­nen Schritt weit­er als die bish­er üblichen An­sätze. Neben der rei­nen Dig­i­tal­isierung und Archivierung von Doku­men­ten nutzt unsere Soft­ware die Gele­gen­heit, bere­its während des Scans die Doku­mente zu analysieren. Wir über­führen damit Merk­male und In­halte der Doku­mente in eine Daten­bank, um echte Mehr­w­erte aus dem Prozess der Doku­men­tendig­i­tal­isierung zu gewin­nen. Damit tauscht der Kunde nicht nur sein Pa­pierarchiv mit ein­er Doku­men­ten­daten­bank, son­dern er­hält die Möglichkeit, weitere Kosten einzus­paren und Prozesse zu op­ti­mieren. Einige unser­er Kun­den er­hal­ten darüber hi­naus Möglichkeit­en, völ­lig neue Abläufe re­al­isieren zu kön­nen, et­wa im Bereich des Au­dits.

NRM: Warum ist Doku­men­tenkon­trolle und -prü­fung ger­ade heutzu­tage so wichtig?

Nor­bert Haab: Un­terneh­men ste­hen un­ter dem Druck der Dig­i­tal­isierung. Ein­er­seits wird die Archivierung von außen ge­fordert, an­der­er­seits müssen im­mer mehr Vorgänge mit weniger Res­sour­cen be­herrscht wer­den. Die in­tel­li­gente Kon­trolle der Doku­mente im dig­i­tal­en Postein­gang ist emi­nent wichtig, um bere­its zu die­sem Be­ginn des Ge­samt­prozess­es die richti­gen Schritte im Work­flow zu sich­ern. So ist es z.B. er­forder­lich, die richti­gen Doku­men­ten­typen zu erken­nen und auch die Echtheit zu prüfen, um kost­spielige Ko­r­rek­tur­läufe zu einem späteren Zeit­punkt zu vermei­den. Um wirk­liche Kosteneins­parun­gen zu re­al­isieren und weitere Vorteile zu erzielen, ist neben der rei­nen Kon­trolle auch eine tiefe Prü­fung auf In­halte mach­bar. Doku­ment­in­halte und Prüfer­geb­nisse lassen sich di­rekt zu Be­ginn in­tel­li­gent speich­ern und auch mit weit­eren Dat­en aus dem Um­feld kom­binieren.

NRM: Was sind Ihre Er­fahrun­gen? Wis­sen alle Un­terneh­men um die Brisanz und die Be­deu­tung die­s­es The­mas?

Nor­bert Haab: Viele Un­terneh­men lassen diese As­pekte lei­der zunächst außer Acht. Die Ve­r­ant­wortlichen wollen und müssen zunächst die Forderung der Archivierung zügig er­füllen und geben hi­er dem Pro­jekt­druck zu sch­nell nach. Es wer­den keine nach­halti­gen Konzepte aufgestellt, die neben der all­ge­mei­nen Auf­gabe der Dig­i­tal­isierung auch die ei­ge­nen An­forderun­gen und Be­darfe sowie mögliche Fol­ge­prozesse berück­sichti­gen. Hi­er kann man zu Be­ginn eines Pro­jektes mit wenig Aufwand die richti­gen Weichen stellen, um die Vorteile ein­er er­weit­erten Doku­men­ten­ma­n­age­ment-Lö­sung für das Un­terneh­men zu sich­ern.

NRM: An welche Art Fir­men richtet sich Ihr Ange­bot?

Nor­bert Haab: Unsere Lö­sung richtet sich an Fir­men ab rund 100 Mi­tar­beit­ern aus Mit­tel­s­tand und In­dus­trie. Hier­bei sind die Branchen Banken, Ver­sicherun­gen, Di­en­stleis­ter, Fer­ti­gung­sun­terneh­men und Au­to­mo­bilzulief­er­er sowie Filial­is­ten zu nen­nen. Über­all dort, wo zahl­reiche Vor­gang­sun­ter­la­gen rel­e­vant zu den Abläufen geprüft und ve­rar­beit­et wer­den müssen, ist unsere Lö­sung in der Lage, neben der Archivierung auch solche Ve­rar­bei­tungsschritte zu au­to­ma­tisieren. So lassen sich Ein­reichun­gen bei Ver­sicherung­sun­terneh­men prüfen oder Ser­viceabrech­nun­gen von Werk­stät­ten kon­trol­lieren. Die nach­fol­gen­den Prozesse kön­nen ab­hängig vom Prüfer­geb­nis na­hezu vol­lau­to­ma­tisch abge­bildet wer­den.

NRM: Welche Vorteile haben die Un­terneh­men?

Nor­bert Haab: Neben der Er­fül­lung der dig­i­tal­en Archivierung ergeben sich echte Zeit- und Kosten­vorteile. In­dem die in­haltliche Bear­bei­tung beim An­wen­der wegfällt und in unsere Lö­sung über­tra­gen wird, kön­nen die Un­terneh­men eine er­he­bliche An­zahl von Vorgän­gen in kurz­er Zeit ab­bil­den. Das Sys­tem kann eine Vielzahl von lo­gischen Prü­fun­gen auf In­halt­sebene durch­führen, die Echtheit der Doku­mente prüfen und auf die Kon­trol­lergeb­nisse reagieren. Für den Ein­satz des Prüf­sys­tems lassen sich zu Be­ginn Vor­gangs­typen definieren und an­ler­nen, so­dass bei der fol­gen­den Dig­i­tal­isierung der Doku­mente vor­gangs­ab­hängige Prü­fun­gen möglich sind. Passen Doku­ment und In­halt zum Vor­gang? Je nach Ergeb­nis kön­nen wir ent­sprechende Prozessschritte an­s­teuern. Hi­er er­reichen Un­terneh­men völ­lig neue Grade der Au­to­ma­tisierung auf­grund ein­er Doku­men­ten­prü­fung.

NRM: Welche weit­eren Möglichkeit­en gibt es?

Nor­bert Haab: Un­terneh­men kön­nen die aus­ge­le­se­nen Dat­en mit ex­ter­nen Dat­en ver­gleichen und an­reich­ern. Darüber hi­naus kön­nen ERP- und CRM-Sys­teme ange­bun­den und die rel­e­van­ten Doku­men­ten­dat­en dor­thin über­tra­gen wer­den. Durch die Ein­bet­tung unser­er Lö­sung kön­nen beste­hende und neue Work­flows re­al­isiert wer­den. So lassen sich in den Bereichen Con­trolling und Au­dit sch­lankere und kostengün­stigere Prozesse auf­setzen.

NRM: Kön­nen Sie Beispiele nen­nen, wie Kun­den Ihr Ange­bot op­ti­mal nutzen?

Nor­bert Haab: Ein­er unser­er Kun­den aus dem Mit­tel­s­tand lässt im Zuge der dig­i­tal­en Ablage die ent­sprechen­den Belege rech­nerisch nach­prüfen. Unsere Soft­ware kann hier­bei Einzel­be­träge und Sum­men der Belege erken­nen und nachrech­nen. Zusät­zlich nutzt der Kunde dies für ent­sprechende Tages­ab­sch­lüsse sein­er Nied­er­las­sun­gen und für die Un­ter­stützung seines Rech­nungswe­sens.

NRM: Haben Sie ein weit­eres Beispiel?

Nor­bert Haab: Ein weit­er­er In­dus­triekunde set­zt uns­er Sys­tem eu­ro­paweit in mehr als zehn Län­dern ein, um seine Au­dit­prozesse abzu­bil­den. Für die­sen Kun­den fall­en Per­so­n­alkosten und Reisekosten in deut­lichen Größenord­nun­gen weg. Darüber hi­naus ist der Um­fang der Prü­fung im Au­dit nicht mehr lim­i­tiert auf die einge­set­zten Res­sour­cen, son­dern kommt an die 100 Prozent her­an. Es gibt nur noch eine Be­gren­zung seit­ens der teil­neh­men­den Part­n­er und des Um­fangs der Ein­reichun­gen. Unsere Lö­sung prüft hier­bei derzeit rund 350.000 Vorgänge mit ein­er Mil­lion Bele­gen und steuert die Ergeb­nisse auf ver­schie­dene Sup­port­stufen aus. So wer­den hier­bei nur rund 5.000 Vorgänge zur manuellen Nach­bear­bei­tung zurück­gegeben. Es fall­en ins­ge­samt vi­er Terrabyte-Daten­vol­u­men an.

NRM: Welche Rolle spielt das The­ma Daten­sicher­heit?

Nor­bert Haab: Die­s­es The­ma hat natür­lich eine rie­sige Be­deu­tung. Wir ar­beit­en hier­bei kon­form zu den aktuellen Daten­schutz- und Daten­sicher­heitsbes­tim­mun­gen. Unsere Soft­ware ar­beit­et als SaaS-Lö­sung in ein­er Cloud. Das Host­ing er­fol­gt aussch­ließlich in Deutsch­land in sicheren Rechenzen­tren. Neben dem Ein­satz von Fire­wall-Sys­te­men ver­fol­gen wir alle bekan­n­ten Maß­nah­men zur Ein­hal­tung der IT-Daten­sicher­heit wie Mon­i­tor­ing, Kom­pat­i­bil­ität­stest, Ein­satz re­dun­dan­ter Sys­teme, DDoS-Miti­ga­tion, Pen­e­tra­tion­stests und einiges mehr. Alle Dat­en wer­den ge­tren­nt ge­hal­ten, sind zu­gangs­geschützt und ver­sch­lüs­selt abgelegt. Ein ex­ternes Sicher­heit­sau­dit ist jed­erzeit möglich und gewün­scht.

Kontakt

Kontaktdaten
GEDAK GmbH
Mülhauser Straße 157 · 47906 Kempen
Telefon: 02152/143-1 · Telefax: 02152/143-403
info@gedak.de  · www.gedak.de

Ausgabe 09/2017



WEITERE INHALTE

(Foto: ©Torbz – stock.adobe.com)
(Foto: ©Torbz – stock.adobe.com)
(Foto: ©blende11.photo – stock.adobe.com)
(Foto: ©blende11.photo – stock.adobe.com)