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Management

10 Tipps: Technik-Einführung

Technisch auf der Höhe Der technische Fortschritt steigt rasant. Neue Maschinen und Software werden in immer kürzeren Zyklen auf den Markt gebracht. Die Kombination aus beidem beschleunigt den Grad der Automatisierung. Egal ob Software oder Hightech-Maschinen – neue Technologien können helfen, die Produktivität zu steigern, Umsätze anzukurbeln und Prozesse zu optimieren. Ein entsprechendes Projektmanagement sollte aber die Einführung der neuen Technik steuern und begleiten. Nicht zuletzt deswegen, weil es oft schwierig ist, alle Mitarbeiter vom Sinn neuer Technologien zu überzeugen. Beim Projektmanagement geht es darum, die erforderlichen Aktivitäten zu planen und zu kalkulieren, die Mitarbeiter umfassend zu informieren und die Integration in die vorhandenen Betriebssysteme systematisch vorzubereiten und im Betrieb zu kontrollieren.

1 WAS BRAUCHEN WIR?

Tech­nik-Freaks oder Nerds wollen am lieb­sten im­mer die neuesten Pro­dukte, Mod­elle und Ver­sio­nen im Ein­satz haben. Ob sich die An­schaf­fung der neuesten Tech­nik wirk­lich loh­nt, muss gut durch­dacht wer­den. Er­ste Auf­gabe des Pro­jekt­ma­n­age­ment­teams ist es, zu eruieren, welchen konkreten Be­darf das ei­gene Un­terneh­men hat. Was muss op­ti­miert wer­den? Welche Tools sind hil­freich? Was kostet die Ein­führung neuer Tech­nik und was bringt das Ganze? Eine sach­liche Kosten-Nutzen-Anal­yse hilft so­wohl ge­gen zu viel Eu­phorie als auch ge­gen zu viel Pes­simis­mus.

Tipp: Im Tages­geschäft bleibt oft wenig Zeit, um sich mit tech­nischem Fortschritt zu beschäfti­gen. Be­suchen Sie doch mal wied­er eine Fachmesse, die in­spiri­ert und in­for­miert.

2 DEN BE­TRIEB DURCH­SPIELEN

Lassen Sie sich auf Messen oder durch Außen­di­en­st­mi­tar­beit­er aber nicht so­fort zum Kauf überre­den: Mit der rei­nen An­schaf­fung ist es noch nicht ge­tan. Sie soll­ten sich vorher gründlich über­le­gen, wie das neue Pro­dukt bei Ih­nen im Un­terneh­men einge­set­zt wer­den kann. Sind eventuell Vo­rar­beit­en nötig (z. B. bauliche Än­derun­gen, ent­sprechende Hard­ware-An­schaf­fun­gen, Soft­ware-Up­dates, Sicher­heitsvorkehrun­gen etc.)? Wer kann das Pro­dukt be­di­e­nen? Wer­den ei­gene Mi­tar­beit­er geschult oder wird ein ex­tern­er Di­en­stleis­ter die In­be­trieb­nahme durch­führen? Wie sie­ht es mit War­tungsar­beit­en aus? Kann bei der Ma­te­rialbeschaf­fung alles beim Al­ten bleiben oder müssen neue Ma­te­rialien zum Ein­satz kom­men? Kurzum: Spielen Sie ge­dan­k­lich den Ein­satz der neuen Tech­nik in Ihr­er konkreten Si­t­u­a­tion durch.

Tipp: Der Ein­satz neuer Tech­nik er­fordert auch zusät­zlich­es Know-how. Bei neuer Soft­ware soll­ten alle An­wen­der geschult wer­den (sie­he Punkt 8). Generell ist es von Vorteil, wenn mehrere Mi­tar­beit­er gut in­for­miert sind. Sor­gen Sie im­mer dafür, dass mehrere Kol­le­gen wis­sen, wie die neue Mas­chine oder das neue Pro­dukt be­di­ent wer­den kann. Sonst ste­ht die Pro­duk­tion im Krankheits­fall oder in der Ur­laub­szeit still.

3 MEHR MÖGLICHKEIT­EN

Neue Tech­nik bi­etet in der Regel zusät­zliche Möglichkeit­en. Damit Ihr Be­trieb auch von der Leis­tungs­fähigkeit der neuen Tech­nik pro­f­i­tieren kann, sollte vor der In­be­trieb­nahme ge­plant wer­den, wie die neue Tech­nik sin­n­voll angewen­det wer­den kann. Müssen die Ar­beits­abläufe mod­i­fiziert wer­den? Überneh­men die Mi­tar­beit­er vielleicht neue Auf­gaben? Müssen Sch­nitt­stellen zu Kun­den oder Lie­fer­an­ten überar­beit­et wer­den?

Tipp: Die neue Tech­nik muss sich auch kaufmän­nisch rech­nen. Kalkulieren Sie dabei auch Be­triebs- und War­tungskosten ein. Manche Pro­dukte sind im An­schaf­fungspreis rel­a­tiv mod­er­at, aber in den Ver­brauch­skosten hoch. Auch die Lebens­dauer (Pro­duktzyk­lus) spielt eine Rolle.

4 MI­TAR­BEIT­ER FRÜH EIN­BEZIE­HEN

Viele Leute ste­hen neuen Din­gen skep­tisch ge­genüber, und sie mö­gen es nicht, wenn sie eingesch­lif­f­ene Routi­nen ver­lassen müssen. Beim Stich­wort „neue Tech­nik ein­führen“ wer­den manche auch die As­sozi­a­tion „Ra­tio­n­al­isierung“ im Kopf haben. Um­so wichtiger ist es, die Mi­tar­beit­er frühzeitig um­fassend zu in­for­mieren. Führen Sie Ihren Mi­tar­beit­ern die Vorzüge der neuen Tech­nolo­gie vor Au­gen. Machen Sie ih­nen klar, was sie per­sön­lich davon haben.

Tipp: Wenn Sie die Mi­tar­beit­er früh in den Pla­nungs- und Auswahl­prozess mit ein­bezie­hen, bauen Sie Äng­ste auf Seit­en der Belegschaft ab. Gleichzeitig er­fahren Sie, was die Mi­tar­beit­er über die neue Tech­nik denken: Welche prak­tischen Er­fahrun­gen gibt es schon? Wo lie­gen die Be­denken? Welche Sch­nitt­stellen muss man in der Praxis berück­sichti­gen?

5 GEEIGNETE TECH­NIK BESCHAF­FEN

Je nach In­vesti­tionsvol­u­men soll­ten Sie sich auf je­den Fall mehrere Ange­bote ein­holen. Wobei es nicht nur um den Preisver­gleich ge­ht. Auch der Leis­tung­sum­fang kann je nach Her­steller bzw. An­bi­eter stark variieren. Ein Her­steller bi­etet vielleicht auch eine Schu­lung der Mi­tar­beit­er mit an, der an­dere hat gün­stige War­tungsverträge in seinem Paket, der Dritte bi­etet um­fassende Sicher­heit­s­tools. Der Ruf des Her­stellers, die Lie­fer­treue, der Ser­vice – all das spielt im Auswahl­prozess auch eine Rolle.

Tipp: Denken Sie auch an die näch­sten Jahre: Gibt es dann für die neue Mas­chine noch Er­satzteile? Und für die Soft­ware ent­sprechende Up­dates – die auch kom­pat­i­bel sind mit an­deren Pro­gram­men im Be­trieb und mit Ihr­er Hard­ware? Wie sie­ht es mit der Ver­trags­laufzeit aus?

6 FI­NANZIERUNG PLA­NEN

In der jetzi­gen Nie­drigzin­sphase, in der es auch kaum Guthaben-Zinsen gibt, kann man ruhig Ei­gen­mit­tel für In­vesti­tio­nen einsetzen. Bei größeren An­schaf­fun­gen dürften aber weit­er­hin wohl eher Kredite in­frage kom­men. Hi­er zeigt sich derzeit fol­gen­des Bild: Je länger die Laufzeit, des­to stärk­er variieren die ef­fek­tiv­en Zinsen bei den einzel­nen Kreditin­sti­tuten. Holen Sie sich al­so mehrere Ange­bote ein und nutzen Sie Ihre starke Po­si­tion als Kred­it­nach­frager.

Tipp: Auch wenn die Kred­itzinsen aktuell nie­drig sind, loh­nt es sich, Förderkredite der NRW.Bank oder der KfW in An­spruch zu neh­men. Sie bi­eten je nach Pro­gramm sehr at­trak­tive Ge­samtkon­di­tio­nen und so­gar Zuschüsse. Wichtig: Förderkredite müssen vor der jew­eili­gen An­schaf­fung bean­tragt wer­den.

7 EI­NEN EIN­FÜHRUNGS­PLAN HABEN

Das Pro­jekt­team sollte die konkrete In­be­trieb­nahme gut vor­bereit­en. Es muss abgek­lärt wer­den, ob die neue Tech­nik ab einem bes­timmten Stich­tag laufen soll oder ob sie sukzes­sive einge­führt wird. Wer küm­mert sich darum, die al­ten Dat­en ins neue Sys­tem zu trans­feri­eren? Passt das neue Tool in den bish­eri­gen Pro­duk­tions­ablauf? Wann wird was in­s­tal­liert oder mon­tiert? Müssen vorab weitere Ver­sor­gungslei­tun­gen gelegt wer­den? Eine Check­liste hilft, den Über­blick zu be­hal­ten.

Tipp: Bei Soft­ware-Ein­führun­gen ist es oft üblich, dass der Kom­plet­tum­stieg an einem Tag er­fol­gt (Big Bang). Das bringt aber auch viel Stress mit sich. Eine mo­d­ul-, prozess- oder abteilungs­be­zo­gene Ein­führung re­duziert den Stress­fak­tor bei den Pro­jektver­ant­wortlichen, und Feh­ler sch­la­gen nicht so­fort im ge­samten Be­trieb zu Buche.

8 SCHU­LUNG DER MI­TAR­BEIT­ER

Neue Tech­nik sollte möglichst sch­nell und ef­fizient zum Ein­satz kom­men. Das set­zt vo­raus, dass Ihre Mi­tar­beit­er das neue Pro­gramm, die neue Mas­chine oder tech­nische Tools möglichst um­fassend ken­nen­ler­nen, um die di­versen Neuerun­gen auch nutzen zu kön­nen. Ohne eine pro­fes­sionelle Schu­lung ge­ht das kaum. Sie sollte ge­nau an den Bedürfnis­sen der Mi­tar­beit­er ange­passt wer­den: Manche bevorzu­gen vielleicht eine On­line-Schu­lung, während an­dere eine in­di­vi­du­ellere Un­ter­stützung oder prak­tische Übun­gen benöti­gen. Ge­hen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel vo­ran und zei­gen Sie, dass auch Sie kei­nen Zei­taufwand scheuen, um die neue Tech­nik zu er­ler­nen.

Tipp: Mi­tar­beit­er, die fach­lich be­son­ders im The­ma sind und als An­wen­der eine Sch­lüs­sel­rolle spielen, sind nicht unbe­d­ingt die besten Train­er. Acht­en Sie da­rauf, dass die Schu­lung Ihr­er Mi­tar­beit­er von je­man­dem durchge­führt wird, der fach­lich und di­dak­tisch kom­pe­tent ist.

9 PRAX­IS­TEST VORAB

Sich­ern Sie sich vor bösen Über­raschun­gen ab, in­dem ein Test­lauf ge­macht wird, bevor es in den Regel­be­trieb ge­ht. Wenn alles mon­tiert und in­s­tal­liert ist, sollte das neue Sys­tem probe­weise im Par­al­lel­be­trieb laufen. So kön­nen Sie be­triebs­in­tern fol­gen­reiche Feh­ler vermei­den und Män­gel ge­genüber dem Her­steller doku­men­tieren.

Tipp: Die Ein­führung ein­er neuen Tech­nik birgt Risiken ver­schie­den­ster Art (z. B. Sicher­heit­s­risiken, Be­di­e­nungskom­fort, Akzep­tanzrisiken und Pla­nungs­risiken wie Qual­ität, Kosten und Zeit). Es emp­fiehlt sich, eine Risiko-Check­liste anzule­gen und im Pro­jektver­lauf die einzel­nen Fak­toren im Auge zu be­hal­ten.

10 DEN ER­FOLG FEIERN

Das Richt­fest auf dem Bau oder eine Schiff­s­taufe – das sind nette Ri­t­uale, die man auch in an­deren Branchen öfter an­wen­den sollte. Danken Sie Ihren Mi­tar­beit­ern und allen Pro­jekt­beteiligten mit ein­er klei­nen Ab­sch­luss­fei­er. Ein Bericht in der Mi­tar­beit­erzei­tung oder ein Ein­trag auf Face­book sind eben­falls geeignet, um das Pro­jekt Re­vue passieren zu lassen, das Geleis­tete zu loben und die neue Tech­nik vorzustellen.

Tipp: Geben Sie dem neuen Pro­dukt ei­nen net­ten Na­men – ähn­lich wie jedes Au­to- oder Handy­mod­ell ei­nen Na­men hat. Ein ein­prägsamer und sym­pa­thisch­er Name trägt dazu bei, die Akzep­tanz der neuen Tech­nolo­gien zu er­höhen.

Clau­dia Sch­nei­der | re­dak­tion@nied­er­rhein-ma­n­ag­er.de

Ausgabe 05/2017